نوشتن نامه اداری، دارای قوانین و قواعد مخصوص به خود است که رعایت این قوانین باعث جلب نظر مخاطب و موافقت او با درخواست‌های شما می‌شود. نامه اداری در ایران دارای ساختار و نظم خاصی است که برای انجام مکاتبات بین سازمان‌ها و ارگان‌ها نوشته می‌شود.

نامه نگاری و تنظیم نامه اداری ،  فقط راهی برای برقراری ارتباط شما با سایر سازمان‌ها، آژانس ها، مشاغل یا مشتریان احتمالی نیست. بلکه راهی برای نمایندگی شرکت و سازمان شما است و به دیگران کیفیت خدمات یا محصول شما را اطلاع می دهد. هنگام نوشتن نامه اداری، ارائه بهترین عملکرد سازمان، از موارد ضروری است.

برای تنظیم نامه اداری در ابتدا نیاز است نامه را به صورت حرفه ای قالب بندی کنید. یعنی اگر نامه، بخشی از یک بیانیه رسمی و کتبی است، آدرس سازمان خود را وارد کنید. در بالای نامه، در زیر تاریخ، آدرس و عنوان خود را در صورت لزوم درج کنید.

سپس آدرس گیرنده را در مرحله بعدی تایپ کرده و در صورت امکان این مورد را شخصی سازی کنید. به عنوان مثال، اگر به بخش خاصی در یک ارگان یا سازمان، نامه می نویسید، نام فردی را که می خواهید نامه را دریافت کند در قسمت گیرنده قرار دهید.

نامه اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

ساختار نامه اداری، دارای بخش‌های مختلفی است که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد.

·         سربرگ

سربرگ دارای بخش‌های مهمی است که عبارتند از:

1.      تاریخ

2.      شماره‌ نامه

3.      وضعیت پیوست

4.      متن اصلی یا محتوا

·         محتوا

محتوا در نامه‌های اداری، شامل چند بخش زیر می‌شود:

1.      ادب و احترام

2.      مقدمه‌ی نامه

3.      پیام اصلی

4.      نتیجه‌گیری

5.      سپاس‌گذاری

6.      پابرگ نامه

·         پابرگ

پابرگ نامه نیز شامل سه قسمت است:

1.      نام فرستنده

2.      سمت سازمانی فرستنده

3.      امضا

چه نکاتی را باید در نوشتن نامه اداری رعایت کنیم؟

به دلیل اهمیت نامه اداری در روابط بین ارگان‌ها و سازمان‌ها، نکاتی وجود دارد که با رعایت آن‌ها میتوانید، یک نامه اداری بدون نقص ایجاد کنید.

1.      در نظر داشته باشید که قبل از نگارش و تنظیم نامه اداری، یک بار به صورت چرک نویس آن را نوشته و سپس به صفحه اصلی منتقل کنید.

2.      از به کار بردن کلمات عامیانه در نامه اداری جدا پرهیز کنید.

3.      دقت کنید که در نوشتن نامه اداری، حتما از خط خوانا و علامت نگارشی در جای خود استفاده کنید.

4.      از نوشتن متن نامه به صورت طولانی خودداری کنید.

5.      اگه نامه ای نوشتید که دارای پیوست است، در ابتدا ذکر کنید.

6.      حتما به این مورد توجه داشته باشید که نامه اداری فاقد هرگونه غلط املایی باشد.

سخن پایانی

در این مطلب از شهرداد، شما را با نامه اداری، چگونگی نوشتن آن و نکات مهم در نوشتن نامه اداری آشنا کردیم. امید است این مطلب مورد توجه شما قرار گرفته باشد.